KONSEP DASAR SISTEM

Murdick dan Ross (1993) mendefinisikan sistem sebagai seperangkat elemen yang digabungkan satu dengan yang lainya untuk suatu tujuan bersama.

Sementara definisi sistem dalam kamus Webster’s Unbriged adalah elemen-elemen yang saling berhubungan da membentuk satu kesatuan atau organisasi.

Menurut Scott (1996), sistem terdiri dari unsur-unsur seperti masukan (input), pengolahan (processing), serta keluaran (output).

Gambar 1. Model Sistem

Gambar di atas menunjukkan bahwa sistem atau pendekatan sistem minimal harus mempunyai empat komponen, yakni masukan, pengolahan, keluaran, dan balikan atau control.

Sementara Mc/Leod (1995) mendefinisikan sistem sebagai sekelompok elemen-elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan. Sumber daya mengalir dari elemen output dan untuk menjamin prosesnya berjalan dengan baik maka dihubungkan dengan mekanisme control. Untuk lebih jelasnya elemen sistem tersebut dapat digambarkan dengan model sebagai berikut :

Gambar 2. Model hubungan elemen-elemen sistem

Schronderberg (1997) dalam Suradinata (1996) secara ringkas menjelaskan bahwa sistem adalah:

1. Komponen-komponen yang saling berhubungan satu sama lain
2. Suatu keseluruhan tanpa memisahkan komponen pembentuknya
3. Bersama-sama dalam mencapai tujuan
4. Memiliki input dan output yang dibutuhkan oleh sistem lainya
5. Terdapat proses yang mengubah input menjadi output
6. Menunjukkan adanya entropi
7. Memiliki aturan
8. Memiliki subsitem yang lebih kecil
9. Memiliki deferensiasi antar subsistem
10. Memiliki tujuan yang sama meskipun mulainya berbeda.

PENGERTIAN SISTEM INFORMASI

Untuk memahami pengertian sistem informasi, harus dilihat keterkaitan antara data dan informasi sebagai entitas penting pembentuk sistem informasi. Data merupakan nilai, keadaan, atau sifat yang berdiri sendiri lepas dari konteks apapun. Sementara informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau mendatang (Davis, 1995).

Mc Leod (1995) mengatakan bahwa informasi adalah data yang telah diproses, atau data yang memiliki arti.

Sistem Informasi Manajemen (SIM) dapat didefinisikan sebagai suatu alat untuk menyajikan informasi dengan cara sedemikian rupa sehingga bermanfaat bagi penerimanya (Kertahadi, 1995). Tujuanya adalah untuk menyajikan informasi guna pengambilan keputusan pada perencanaan, pemrakarsaan, pengorganisasian, pengendalian kegiatan operasi subsistem suatu perusahaan dan menyajikan sinergi organisasi pada proses (Murdick dan Ross, 1993).

PENGERTIAN ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM

Analisis sistem didefinisikan sebagai bagaimana memahami dan menspesifikasi dengan detail apa yang harus dilakukan oleh sistem. Sistem desain diartikan sebagai menjelaskan dengan detai bagaimana bagian-bagian dari sistem informasi diimplementasikan.

Analysis : mendefinisikan masalah –> From requirements to specification

Design : memecahkan masalah –> From specification to implementation

TUJUAN ANALISIS 

• Menentukan kelemahan dari proses-proses bisnis pada sistem lama untuk bisa menentukan kebutuhan dari sistem baru
• Menentukan tingkat kelayakan kebutuhan sistem baru tersebut ditinjau dari beberapa aspek, diantaranya ekonomi, teknik, operasional, dan hukum.
• Menjawab pertanyaan-pertanyaan berikut :
  • Siapa yang akan menggunakan sistem?
  • Sistem yang dikembangkan akan seperti apa?
  • Apa yang bisa dikerjakan sistem?
  • Kapan sistem akan digunakan?

TAHAPAN ANALISIS SISTEM

Identify

Yaitu mengidentifikasi masalah yang meliputi :

• Mengidentifikasi Penyebab Masalah
• Mengidentifikasi Titik Keputusan
• Mengidentifikasi Personil-Personil Kunci

Contoh Mengidentifikasi Masalah:

Untuk kasus PT Suka Maju di system pengendalian pemasaran dan penjualan, subyek – subyek masalah yang terjadi :

• Langganan mengeluh karena pelayanan kurang baik dan barang yang dikirim sering tidak sesuai
• Banyak piutang tidak tertagih Pengendalian manajemen kurang efektif

Mengidentifikasi Penyebab Masalah:

• Langganan mengeluh karena pelayanan kurang baik dan barang yang dikirim sering tidak sesuai
  Penyebab :
  • Pelayanan yang kurang baik kepada pelanggan
  • Barang yang dikirim sering tidak sesuai
• Banyak piutang tidak tertagih
  Penyebab :
  • Evaluasi pemberian kredit yang kurang benar
  • Penagihan piutang yang tidak efektif
• Pengendalian manajemen kurang efektif
  Penyebab :
  • Kurang tersedianya laporan yang berkualitas

Mengidentifikasi Titik Keputusan:

• Pelayanan yang kurang baik kepada pelanggan
  Titik keputusan :
  • “Penanganan order langganan” dibagian order penjualan.
  • “Proses pembuatan order penjualan” dibagian order penjualan.
  • “Proses evaluasi kredit” di bagian kredit.
  • “Proses pengambilan barang” di gudang.
  • “Proses pembuatan dokumen pengiriman” dan laporan pengiriman di bagian pengiriman.
  • “Proses pembuatan faktur” di bagian billing.
• Barang yang dikirim sering tidak sesuai
  Titik Keputusan :
  • “Kebenaran data di faktur” di bagian billing.
  • “Kelengkapan faktur yang didukung dengan laporan pengiriman” di bagian billing.
• Evaluasi pemberian kredit yang kurang benar.
  Titik Keputusan :
  • “Dukungan informasi untuk pemberian kredit” di bagian kredit.
• Kurang tersedianya laporan yang berkualitas
  Titik Keputusan :
  • “Proses pembuatan laporan” di bagian akuntansi

Mengidentifikasi Personil-Personil Kunci

Understand

yaitu memahami kerja dari sistem yang ada

Memahami kerja dari sistem yang ada meliputi :

• Menentukan Jenis Penelitian
• Merencanakan Jadual Penelitan
• Membuat Penugasan Penelitian
• Membuat Agenda Wawancara
• Mengumpulkan Hasil Penelitian

Contoh :

Analyze

yaitu menganalisis hasil penelitian meliputi :

• Menganalisis kelemahan sistem
• Menganalisis kebutuhan informasi pemakai

Report

yaitu membuat laporan hasil analisis. Tujuanya adalah :

• Tujuan Pelaporan bahwa analisis telah selesai dilakukan
• Meluruskan kesalhan pengertian mengenai apa yang telah ditemukan dan dianalisis oleh analis system tetapi tidak sesuai menurut manajemen
• Meminta pendapat-pendapat dan saran-saran dari pihak manajemen
• Meminta persetujuan kepada pihak manajemen untuk melakukan tindakan selanjutnya (dapat berupa meneruskan ke tahap desain system atau menghentikan proyek bila dipandang tidak laya lagi)

 

 

Sumber :

Fatta, Hanif A. 2007. Analisis & Perancangan Sistem Informasi. Andi : Yogyakarta